Les communications et les pièces de dossier peuvent être transmises et consultées en cas de panne ou de défaillance du service de cachet électronique.

Les envois peuvent désormais être transmis et consultés même en cas de panne du service responsable d'apposer les cachets électroniques sur les quittances. Dès que le service apposant les cachets électroniques est à nouveau disponible, les quittances des envois sont générées, avec l'horodatage correct de l'envoi. 

Informations supplémentaires dans le nom de fichier des quittances de réception et de consultation

Avant la version 1.8, le nom de fichier des quittances se composait de la désignation « receipt », suivie d'un tiret (« - ») et de l'ID du transfert. L'exemple suivant représente l'ancienne structure du fichier : receipt-abe803ae-bb57-4b26-ad2c-c36a4d4346b7.pdf

Désormais, les quittances de transferts de document et les communications contiennent des informations supplémentaires dans leur nom de fichier. 

Transfers de document

Le tableau suivant montre des exemples de noms de fichiers de quittances de transferts de documents. Les nouveaux éléments sont soulignés et décrits ci-dessous. 

Affichage du calcul de la valeur de hachage des fichiers fragmentés (chunk-files) dans les quittances

L'affichage dans les quittances fait désormais la distinction entre les calculs de la valeur de hachage des fichiers non fragmentés et des fichiers fragmentés (chunk-files) dont la taille est supérieure à 64 Mo et qui sont affichés sur le portail justitia.swiss avec « fichier volumineux ». 
Le calcul de la valeur de hachage des fichiers non fragmentés est indiqué dans les quittances sous la forme «Hash SHA3-384 ».
Le calcul de la valeur de hachage des fichiers fragmentés (chunk-files) de plus de 64 Mo est indiqué dans les quittances sous la forme « hash_chain(SHA3-384, 64MB) ».

Script pour le calcul de la valeur de hachage de fichiers fragmentés (chunk-files)

Pour les personnes techniquement intéressées et averties, il existe un script Python (Welcome to Python.org) qui permet de calculer soi-même la valeur de hachage des fichiers transmis non fragmentés et fragmentés (chunk-files). Ce script peut par exemple être intégré dans l'application métier pour une vérification automatique des fichiers transmis. Le script est disponible sur la documentation de la page Documentation d'application de la plateforme justitia.swiss.

Cycle de vie des données (data live cycle) pour les communications

Les communications ayant le statut de brouillon et qui n'ont pas été traitées sont automatiquement supprimées après un délai de 90 jours. 

Interface API

Table des matières comme preuve numérique dans les « fichiers conteneurs » (containers).

Les envois peuvent désormais contenir des tables des matières de « fichiers conteneurs » (containers). Cette fonction est disponible aussi bien pour les communications que pour les transferts de documents. Les fichiers conteneurs sont par exemple des fichiers ZIP qui peuvent contenir en eux-mêmes un grand nombre de fichiers sous forme compressée. Le transfert de la table des matières des fichiers conteneurs s'effectue via l'interface API. Les quittances contiennent, dans une liste supplémentaire, les tables des matières transférées des fichiers conteneurs dans la zone "Annexe Tables des matières". 

Il est possible de créer au maximum 2'000 entrées par fichier conteneur avec une table des matières, c'est-à-dire que les fichiers conteneurs contenant plus de 2'000 fichiers doivent être séparés en plusieurs paquets. 

Conditions générales d'utilisation de la plateforme justitia.swiss

Lors de l'enregistrement d'un profil sur la plateforme justitia.swiss, les conditions générales d'utilisation de la plateforme doivent désormais être acceptées par l'utilisateur. 
En cas de modification des conditions générales d'utilisation, l'utilisateur doit confirmer après son inscription sur la plateforme justitia.swiss qu'il les a lues et doit les accepter. Ce n'est qu'ensuite que la page principale s'affiche. 
Dans la section « Mes paramètres », chaque profil d'utilisateur voit la version qu'il a acceptée avec la date des conditions générales d'utilisation.

Personne juridiquement responsable dans les organisations

Désormais, tous les profils d'organisation peuvent définir, en option, une « personne juridiquement responsable » acceptée par la personne. La personne juridiquement responsable sera affichée comme responsable lors des communications sur les quittances et dans l'application web de l'autorité judiciaire destinataire. La personne juridiquement responsable est sélectionnée par l'administrateur sur la page Paramètres de l'organisation dans la section Profil. La personne juridiquement responsable accepte ensuite la sélection dans la section « Paramètres ». Les organisations sans personne juridiquement responsable ne peuvent pas transférer de saisie. 

Créer une communication : Nouveau champ « Veuillez sélectionner une autorité judiciaire ».
Transférer des pièces de dossier : Nouveau champ « Numéro de référence du destinataire ».

La fonction suivante a été développée en vue de la préparation au traitement numérique de bout-en-bout.

Lors de la création d'une communication, le champ optionnel « Notre numéro de référence » peut désormais être utilisé en plus du champ « Sujet ». Lorsqu'un numéro de référence est saisi, il est transféré à l'autorité judiciaire responsable et s'affiche après l'ouverture dans le champ « Numéro de référence de l'expéditeur ».

Si l'autorité judiciaire crée ensuite un transfert des pièces du dossier vers le profil, le numéro de référence est affiché dans la première étape dans le champ « Numéro de référence du destinataire » et peut être envoyé en option. Le numéro de référence est affiché dans le champ « Numéro de référence du destinataire » pour le destinataire du transfert des pièces du dossier après confirmation de la réception.

Créer une communication : indication « Veuillez sélectionner une autorité judiciaire ».

À l'étape 2 d'une communication, sur la page Créer une communication, section Destinataire, la mention « Veuillez sélectionner une autorité judiciaire » s'affiche désormais si aucune sélection n'a été faite dans le champ « Autorité judiciaire responsable (obligatoire) » et que ce champ a été laissé vide.

Supprimer ou adapter l'autorisation d'accès aux dossiers après leur libération pour suppression

Après la planification de la suppression d'un dossier, il est encore possible de retirer les droits d’accès existants pour les pièces du dossier avec « Adapter les droits d’accès » ou de les modifier en fixant une nouvelle date (antérieure à la date de suppression du dossier).

La limite pour le téléchargement de fichiers est supprimée.

La limite de taille maximale de 100 MB pour le téléchargement de fichiers est supprimée et il est désormais possible de télécharger des fichiers >100 MB lors de la création/modification de « Communications » ou de « Dossiers ». Ces fichiers sont traités par le portail justitia.swiss comme des « fichiers volumineux » et sont désignés comme « fichier volumineux » avec indication de leur taille en MB (voir capture d'écran).

L'interface utilisateur de l'administrateur justitia.swiss supporte les langues FR, IT et EN.

Toutes les langues supportées par le portail justitia.swiss sont désormais disponibles pour l'interface utilisateur de l'administrateur justitia.swiss.

Message « Aucune autorité judiciaire n’a été trouvée ».

Si, lors de la création d'une communication, la recherche du destinataire échoue, le message « Aucune autorité judiciaire n’a été trouvée » s'affiche (y compris si l'on entre une adresse de notification existante mais n'appartenant pas à une autorité, ie adresse privée).

Le champ Sujet est désormais FACULTATIF et est transmis au le destinataire.

Lors de la création d'une communication, le champ « Sujet » est désormais facultatif et est transmis au destinataire.

Côté destinataire, la colonne « Sujet » est affichée.

Contrôle de la taille des fichiers et de leur emplacement

Les fichiers classés par la plateforme comme « Fichiers volumineux » ou « Fichiers stockés de façon externe » sont exclus de la fonction « Télécharger tous les documents » et doivent être sélectionnés individuellement pour le téléchargement.

API - Interface

Transférer la référence interne d'un dossier dans une communication à une autorité et recevoir en retour cette référence.

Avec l'appel API « Create a new Transfer » (pour les autorités), si un participant à la procédure envoie une référence interne de dossier avec sa communication (champ optionnel du paramètre « externalDossierRef »), il est désormais possible à l'autorité de renvoyer cette référence au destinataire.

Cela lui permet de trier automatiquement les envois issus des autorités, si elle réutilisent cette référence.

Transférer le document principal dans la fonction "Transférer des pièces du dossier"

Dans la fonction Transférer des pièces du dossier, il est désormais possible de marquer en option un document principal pour le transfert de documents. Le document principal s'affiche également comme document principal pour le destinataire après la confirmation de la réception.

Filtre sur la page "Correspondance sortante"

Les utilisateurs des profils individu, organisation et autorité judiciaire peuvent désormais ouvrir un filtre sur la page "Correspondance sortante" et filtrer selon différents critères.
 

Après avoir appelé le filtre, les profils Personne individuelle et Organisation peuvent filtrer par statut « Brouillon », « Envoyé » et « Reçu ». Les statuts peuvent être sélectionnés soit individuellement, soit en combinaison. Il est en outre possible de combiner le filtre et la recherche par profil.

 
Exemple : Recherche avec filtre sur le statut « Envoyé » 

Exemple : recherche avec filtre sur « Envoyé » en combinaison avec la recherche par profil

Les utilisateurs des autorités judiciaires peuvent également filtrer par statut « Brouillon », « Envoyé » et « Reçu ». En outre, le filtre peut être défini selon les types de transfert « Communication » et « Transfert de documents ». De plus, les transferts de dossiers peuvent être filtrés selon les statuts
« Révoqué » et « Notifié (fiction après 7 jours) ». Les filtres peuvent être utilisés individuellement ou en combinaison, et la combinaison du filtre et de la recherche par profil est également possible.

Exemple : recherche avec filtre sur « Révoqué »

Exemple : recherche avec filtre sur « Reçu » en combinaison avec la recherche par profil

Changement de profil d'utilisateur sans déconnexion ni reconnexion

Les utilisateurs disposant de plusieurs profils peuvent désormais changer de profil tout en étant connectés à la plateforme justitia.swiss. En cliquant sur le profil d'utilisateur connecté en haut à droite, le choix des profils s'affiche. En cliquant sur « Connexion », on passe à l'autre profil.

Séparation des rôles de l'administration dans les organisations et les autorités judiciaires

Avant la version 1.5.4 de la plateforme, les organisations et les autorités judiciaires disposaient, en plus du rôle de « Membre non autorisé », des rôles de « Membre » et d'« Administrateur », le rôle d'« Administrateur » comprenant automatiquement le rôle de « Membre ».

NOUVEAU : dans une organisation ou une autorité judiciaire, les rôles d'administrateur peuvent être différenciés entre l'administrateur pour les utilisateurs et l'administrateur pour les utilisateurs techniques, qui sont utilisés pour l'interface API. En outre, il est également possible de définir si un administrateur dispose du rôle de « Membre » ou non. L'attribution des rôles se fait via la page d'administration "Paramètres d'organisation".

En cliquant sur « Modifier », les rôles de l'utilisateur sélectionné peuvent être modifiés.

Communications : Affichage dynamique des caractères saisis dans le champ "Sujet"

Le champ "Sujet" affiche NOUVEAU sur la droite de manière dynamique le nombre de caractères saisis et disponibles.

Les dossiers ont été améliorés : Les champs de saisie pour les dossiers ont été uniformisés et disposent également de l'affichage dynamique

Les champs « Procédure », « Objet » et « Concerne » ont été fusionnés pour former le champ « Concerne ». Le champ « Concerne » comprend 80 caractères. En outre, les champs de données du dossier sur la droite disposent également de l'affichage dynamique des caractères saisis et des caractères disponibles.

IDP AGOV intégré

Sur la plateforme justitia.swiss, l'IDP AGOV est NOUVEAU.

Interface API

• Paramètre Submission type 4 peut être envoyé lors de la création d'entrées

  Lors de la création d'une entrée via l'interface API, il est désormais possible d'envoyer le paramètre « submissionType : 4 », qui déclenche l'affichage suivant dans l'interface utilisateur :

  • DE: 4 - ÖV-Anzeige eCH-0280
  • FR:  4 - TP-Plainte eCH-0280
  • IT:  4 - TP-Penale eCH-0280
  • EN: 4 - PT-complaint eCH-0280
     

• Les « timestamps » de l'API sont désormais conformes à PHP 7.4

  Le format de l'horodatage de l'API a été adapté pour être conforme à PHP 7.4.
  (GLPI Ticket ID 240809).

• Affichage et traitement ultérieur des transferts de dossiers à l'état de « Brouillon »
  Les transferts d'actes à l'état de « Brouillon » peuvent désormais être affichés et traités directement dans le dossier, dans l'onglet Brouillon de transfert. Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de passer à la page Correspondance sortante pour poursuivre le traitement des transferts d'actes en brouillon.
• Téléchargement de fichiers volumineux
  NOUVEAU : les fichiers volumineux (>100 MBytes) qui ont été téléchargés sur la plateforme justitia.swiss en tant que « chunk files» via l'interface API peuvent être téléchargés localement via l'interface utilisateur du portail.

API-Interface

• Champ de description pour les pièces du dossier
  L'interface API dispose d'un nouveau paramètre « description » dans la commande « Upload or modify Dossier document metadata ». Avec « description », il est possible d'ajouter une description d'un maximum de 1'000 caractères à une pièce de dossier. Les descriptions des pièces de dossier sont affichées dans l'interface utilisateur du portail et peuvent être recherchées par une recherche plein texte.
• Fichiers décentralisés
  NOUVEAU : les fichiers décentralisés sont pris en charge. Cela permet au portail de faire référence à des pièces de dossier qui ne sont pas physiquement téléchargées sur la plateforme justitia.swiss, mais qui sont stockées sur un emplacement externe.
  Exemple :
  le stockage réel des documents relatifs à un dossier peut se trouver sur le DMS (Document Management System) de l'autorité judiciaire (voir description Swagger UI (justitia.swiss), mot-clé « decentral »).

• Nouveau bouton « Dossiers accessibles »
  Après avoir récupéré des transferts de dossiers (« Confirmer et afficher les documents », le nouveau bouton « Dossiers accessibles » s'affiche.
  En cliquant sur « Dossiers accessibles », les transferts de dossiers reçus / téléchargés sont affichés dans une liste et peuvent être traités ici.
  En outre, l'onglet « Historique » s'affiche désormais dans la vue détaillée d'un transfert de dossier. L'historique affiche les détails de la « Correspondance entrante » et permet de basculer vers les envois de la page « Correspondance entrante ».
• Les formats d'e-mail *.eml et *.msg peuvent être nouvellement être téléchargés sur la plateforme.
• Sur les quittances en haut à droite, suppression du cachet de l'heure et de la date dans la zone “Signiert / Signé / Formato, justitia.swiss”.
• Sur la quittance « Quittance de réception » le texte a été modifié en “Heure d’envoi” (auparavant “Heure de soumission”).
• Adaptation mineure du texte des quittances de consultation déclenché automatiquement (notification de 7 jours).

Interface API

• Les documents de plus de 100 MB, divisés en morceaux (chunks), peuvent être téléchargés sur la plateforme.

Correspondance entrante :  les communications peuvent être marquées comme traitées. Pour cela, ouvrez l'entrée dans la colonne Action et sélectionnez le bouton « ... » en haut à droite.

Transférer les pièces du dossier : toutes les pièces du dossier peuvent être sélectionnées.

Supprimer un dossier : les dossiers contenant des communications liées à une affaire et qui n'ont pas été récupérées par l'autorité judiciaire destinataire ne peuvent pas être supprimées.

Téléchargement local des quittances multiples : le bouton « Télécharger les quittances » permet à tous les profils utilisateurs de télécharger localement et en bloc les quittances des nouveaux envois des pages Correspondance entrante et Correspondance sortante.

Informations de connexion après avoir ouvert le lien d'invitation : la page d'invitation pour l'adhésion d'un nouveau membre à une organisation affiche les informations de connexion (IDP et nom de connexion) de la personne invitée.

Limitation de la longueur des noms de fichiers : la longueur des noms de fichier limitée à 50 caractères maximum dans la version 1.1.4 a été remplacée par une limite de 220 caractères. Pour le nom du fichier incluant le chemin d'accès (API), la longueur maximale est de 259 caractères.

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 Lors de l'appel d'un transfert de dossier via l'interface API, il est indiqué si le transfert a été récupéré manuellement ou automatiquement.

Lors du transfert de pièces de dossier, un fichier JSON pour des métadonnées supplémentaires peut être fourni.

Pour les envois avec des références à des dossiers transmis via l'API, le numéro de procédure est affiché dans la colonne "Dossier" de la "Correspondance entrante".

Entrées : La recherche combinée par nom de profil et adresse de livraison est NOUVELLE.

Dossiers : Nouvelle fonction de recherche / filtrage par pièces de dossier dans le dossier.

Transfert de pièces de dossier :

1. Une présélection de destinataires ayant déjà reçu des pièces de dossier peut être effectuée via le nouveau bouton « Sélectionner un destinataire déjà autorisé » et d'autres pièces de dossier peuvent leur être envoyées.
2. Texte d’avertissement lors du transfert de dossiers avec une durée de consultation limitée.

Organisations et autorités judiciaires : Dans les paramètres de l'organisation, il est désormais possible d'ajouter plusieurs adresses e-mail pour les notifications des sections « Nouvel envoi dans le trafic juridique entrant » et « Envoi envoyé a été récupéré ».

Administrateur Justitia : L'utilisateur Administrateur Justitia peut désormais supprimer des autorités judiciaires (de la même manière que des organisations).

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Il est maintenant possible de définir des catégories dans les dossiers ou les communications, et d'associer des pièces de dossier à ces catégories, via les interfaces API. Il est possible de créer jusqu'à 4 niveaux hiérarchiques de catégories. Les catégories définies via les interfaces API sont affichées dans l'interface utilisateur (UI).

Nouvelles fonctionnalités:

Soumettre de communication via des consultations de dossiers existantes: Un profil utilisateur ayant obtenu une consultation de dossier d'une autorité judiciaire peut désormais soumettre une communication en utilisant le numéro de dossier.

Vue générale par dossier: Si un profil utilisateur reçoit des pièces de dossier d'une autorité judiciaire en plusieurs transferts, les pièces de tous les envois peuvent être affichées dans une vue générale, toutes ensemble.

Révoquer un transfert.: Un transfert de fichier peut maintenant être révoqué. Le rappel s'effectue via la page "correspondance sotrante". 

Limitation de la longueur des noms de fichiers: la longueur des noms de fichiers, y compris les suffixes a été limitée à 50 caractères. Les fichiers avec un nom de fichier >50 caractères sont rejetés lors du téléchargement avec une erreur technique. (Exemples de suffixe de fichier: .docx ou .pdf, c'est-à-dire que la longueur nette du nom de fichier est de 45 ou 46 caractères).